Апостиль, легализация

Апостиль

Документы, выданные и имеющие юридическую силу на территории одного государства, могут быть использованы на территории другого государства только после их легализации в установленном порядке, если иное не предусмотрено законодательством государств или положениями международных договоров, отменяющих процедуру легализации, участниками которых являются государства.

Процедура легализации достаточно сложна и требует значительных затрат. Однако она несовершенна — документ, прошедший такую многоступенчатую и трудоемкую процедуру, оказывается действительным только для государства, консульская служба которого его легализовала. В целях упрощения процесса признания иностранных документов в 1961 г. в Гааге (Нидерланды) подписана Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов.

Документы предназначенные для представления в официальные органы других стран (участниц Гаагской конвенции), удостоверяются в особом, упрощенном порядке: уполномоченные органы Украины проставляют специальный штамп (апостиль), который не требует дальнейшего заверения или легализации и признается официальными учреждениями всех стран — участниц Конвенции. Согласно ст. 9 Гаагской конвенции каждое договаривающееся государство принимает необходимые меры для того, чтобы его дипломатические или консульские агенты не производили легализации в тех случаях, когда Конвенция предусматривает освобождение от таковой.

Апостиль — это специальный штамп, который проставляется на официальных документах стран-участниц Гаагской конвенции и не требует дальнейшего заверения. Он удостоверяет подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и в некоторых случаях — подлинность печати или штампа, которым скреплен этот документ.

В соответствии со ст. 1. Гаагской конвенции отмена требования легализации иностранных документов распространяется на официальные документы, которые выданы на территории одного из договаривающихся государств и должны быть представлены на территории другого договаривающегося государства. По смыслу Гаагской конвенции, под официальными документами понимаются:
1. документы, исходящие от органа или должностного лица, подчиняющегося юрисдикции государства, включая документы, исходящие от прокуратуры, секретаря суда или судебного исполнителя;
2. административные документы;
3. нотариальные акты;
4. официальные надписи, которые сделаны на документах, подписанных лицами в их частном качестве, таких как официальные удостоверения, подтверждающие регистрацию документа или факта, имевшего место на определенную дату, официальное и нотариальное заверение подписей.

Действие Гаагской конвенции распространяется на документы:
- об образовании;
— гражданском состоянии;
— трудовом стаже;
— свидетельства о нахождении в живых;
— справки;
— доверенности;
— судебные решения;
— материалы по гражданским, семейным и уголовным делам.

Положения Гаагской конвенции не распространяются на документы, выданные дипломатическими или консульскими агентами, а также административные документы, имеющие прямое отношение к коммерческой или таможенной операции. К ним относятся:
— доверенности на совершение сделок, перемещение товаров через границу,
— договоры (контракты) о поставке товаров и предоставлении услуг, о выполнении различных работ и расчетов по ним и т.д.

В тех случаях, когда это предусмотрено внутренним законодательством страны, на территории которой будут использоваться данные документы, их необходимо легализовать обычным путем, т.е. применяется консульская легализация. включающая последовательное проставление удостоверительной надписи в нескольких учреждениях.

Сохранение многоступенчатости при легализации такого рода документов позволяет осуществлять более строгий контроль деятельности коммерческих предприятий. В то же время апостиль проставляется на уставах и учредительных документах, на патентной и иной документации, исходящей от органа государственной власти или управления (свидетельства о регистрации, лицензии и т.п.). На уставных документах, а также на изменениях и дополнениях к ним должны быть отметка и печать регистрационной палаты или налогового органа, а также подпись должностного лица регистрационной палаты.

Требования к документам, представленным на Апостиль

Украина проставляет апостиль только на документы, выданные на территории Украины и на которых стоят украинские штампы. Если документ выдан еще в СССР, необходимо получать этот документ повторно.

Для проставления Апостиля в Украине требуется только оригинал документа или нотариально заверенная копия. В отличие от консульской легализации для проставления Апостиля не требуется нотариальная доверенность, что значительно упрощает процедуру.

Заверка документов в Министерстве образования (Апостиль) занимает, как минимум, 1 месяц. В некоторых случаях заверка занимает от 1,5-2 до 3 месяцев, это зависит от того, как быстро будет отправлен запрос в учебное заведение и как быстро будет получен ответ. После получения ответа на запрос документы рассматриваются ещё около 2 недель.

Медицинская справка для выезда за границу должна быть либо определённой стандартной формы 0/8/2/ — /0/ «Медична довідка про стан здоров’я громадян України, які виїжджають за кордон», либо оформляться в Киеве в городской поликлинике. Для оформления медицинской справки в Киеве нужно иметь при себе некоторые справки с результатами обследований, все остальное делается в Киеве.

Министерство здравоохранения не проставляет Апостиль, оно заверяет своей печатью медицинские справки, заверенные предварительно в областном управлении здравоохранения. Апостиль на медицинские справки проставляет Министерство иностранных дел.

Справка о семейном положении отменена 22.11.2007 N 1154/5 Приказ Минюста Украины «Про внесення змін до Правил реєстрації актів цивільного стану в Україні».

Германия не принимает апостиль украинских документов, несмотря на то, что Украина и Германия являются странами-участниками Гаагской конвенции. Германия возражала против присоединения Украины к Гаагской конвенции, поэтому документы, выданные на территории Украины перед предоставлением на территории Германии, должны пройти консульскую легализацию.

Легализация

Консульская легализация заключается в подтверждении соответствия документов законодательству государства их происхождения и представляет собой засвидетельствование подлинности подписи должностного лица, его статуса и, в надлежащих случаях, печати уполномоченного государственного органа на документах и актах с целью использования их в другом государстве.

Что важно знать о легализации

Германия требует консульскую легализацию украинских документов, несмотря на то, что обе страны являются участницами Гаагской конвенции. Это связано с тем, что Германия возражала против присоединения к конвенции Украины.

Если на территории Украины нет посольства страны, для которой Вы легализуете документы, то в большинстве случаев достаточно печати МИД Украины. Также окончательную заверку документов печатью посольства Вы можете сделать в соседних странах, как правило, в России или Польше. Точную информацию лучше заранее запросить в той стране, куда Вы собираетесь подавать документы.

Перевод легализованных документов лучше делать в стране предназначения. Если Вы легализуете документы для предоставления за границей, то после полной легализации, которая заканчивается печатью посольства, перевод лучше сделать в той стране, для которой Вы готовите документы. Однако это связано с определёнными трудностями, так как переводчика с украинского языка во многих странах тяжело найти, да и обойдётся это дороже. Если же Вы делаете перевод в Украине, необходимо легализовать не только оригинал документа, но и его перевод.

Справка о семейном положении отменена приказом Министерства юстиции Украины N 1154/5 «Про внесення змін до Правил реєстрації актів цивільного стану в Україні» от 22.11.2007. Вместо справки оформляется нотариально заверенное заявление о семейном состоянии. Оформить такое заявление можно у любого нотариуса на территории Украины.